Factura proforma, factura y albarán: diferencias de un vistazo
Una factura proforma es un documento previo a la venta que detalla productos, precios, impuestos y condiciones de pago. Se parece a una factura, pero no tiene valor fiscal ni contable: no genera IVA ni se declara.
Un albarán es el justificante de entrega de la mercancía o del servicio. Lo firma quien recibe y prueba que se entregó lo pedido. Tampoco tiene validez fiscal, ni siquiera cuando incluye precios (albarán valorado).
Una factura es el documento que justifica la operación ante Hacienda. De los tres es el único que genera el IVA, entra en la contabilidad y permite al cliente deducirse el IVA soportado.
El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) obliga, con excepciones, a empresarios y profesionales a expedir factura por sus operaciones y regula su contenido. No fija requisitos para la proforma ni para el albarán, así que su formato y su numeración dependen de cada negocio.
El orden de los documentos en una venta
El orden habitual es presupuesto, proforma, albarán y factura. Solo la factura es obligatoria, y un negocio puede saltarse los demás pasos: entregar con albarán y facturar después, o facturar directamente.
- El presupuesto propone un precio y puede cambiar mientras se negocia.
- La proforma fija las condiciones ya acordadas antes de entregar o de cobrar.
- El albarán acompaña la entrega y lo firma quien recibe.
- La factura cierra la operación y es la que se declara.
Ejemplo con un mismo pedido
Un pedido de 100 unidades a 10 € cada una, con IVA del 21%, pasa por los cuatro documentos. Tres de ellos repiten los importes y solo uno tiene efecto fiscal.
- 2 de marzo, presupuesto: 100 unidades a 10 €. Total estimado: 1.210 € con IVA. Sin efecto fiscal.
- 5 de marzo, proforma PRO-001: pedido acordado con base de 1.000 €, IVA de 210 € y total de 1.210 €. Válida 15 días. Sin efecto fiscal.
- 20 de marzo, albarán: 100 unidades entregadas y firmadas por el cliente. Sin efecto fiscal.
- Hasta el 15 de abril, factura F-087 (cliente empresa): base de 1.000 €, IVA de 210 € y total de 1.210 €. Es la única que devenga y declara el IVA.
El presupuesto, la proforma y la factura reflejan 1.210 € con IVA, pero solo la factura obliga al emisor a declarar los 210 € de IVA y, si el cliente es una empresa con derecho a deducir, le permite deducírselos. El 21% es el tipo general: otros productos y servicios tienen tipos distintos.
Cuándo hay que emitir la factura
La factura se emite en el momento de realizarse la operación. Si el cliente es un empresario o profesional, puede expedirse después, pero antes del día 16 del mes siguiente al devengo (artículo 11 del Reglamento de facturación). Si el cliente no lo es, no hay ese margen.
Con el pedido del ejemplo, entregado el 20 de marzo a una empresa, la factura puede salir hasta el 15 de abril.
Factura de varios albaranes
Sí se puede. La factura recapitulativa agrupa varias entregas al mismo cliente hechas dentro de un mismo mes natural (artículo 13 del Reglamento) y debe detallar cada operación incluida.
El plazo depende del cliente. Si es empresa o profesional, antes del día 16 del mes siguiente. Si es un particular, como máximo el último día de ese mes. Con dos entregas a una empresa el 3 y el 27 de marzo, una sola factura sirve si sale antes del 16 de abril.
Anticipos cobrados con una proforma
La proforma sirve para pedir un anticipo, pero al cobrarlo hay que emitir factura. El IVA se devenga con el cobro, total o parcial (artículo 75.Dos de la Ley del IVA), y el artículo 2 del Reglamento obliga a expedir factura por los cobros anticipados, salvo en las entregas intracomunitarias exentas.
Si el cliente del ejemplo adelanta el 30%, paga 363 €, de los que 63 € son IVA. Esa cantidad exige una factura de anticipo. Al entregar, la factura final recoge el pedido completo y descuenta lo cobrado: quedan 847 € por pagar.
Cada operación tiene matices, como los tipos de IVA, las exenciones o los clientes de otros países. Si dudas en un caso concreto, revísalo con tu asesor antes de emitir.
Qué datos debe llevar cada documento
La factura tiene una lista de datos obligatorios, fijada en el artículo 6 del Reglamento de facturación. La proforma y el albarán no tienen lista oficial, pero sí un contenido habitual.
Una factura lleva, entre otros datos:
- Número, serie si la hay y fecha de expedición.
- Nombre o razón social y domicilio del emisor y del cliente, y NIF del emisor.
- Descripción de la operación, precio unitario sin IVA y base imponible.
- Tipo de IVA y cuota, por separado.
- Fecha de la operación, si es distinta de la de expedición, y mención de exención si procede.
La proforma suele repetir esos datos como desglose informativo e incluir la validez de la oferta. El albarán recoge número y fecha de entrega, los datos de ambas partes, los productos y cantidades entregadas, y la firma y fecha de recepción. Los precios y el IVA solo aparecen en el albarán valorado.
El NIF del destinatario es obligatorio solo en los supuestos que fija el artículo 6, como las entregas intracomunitarias exentas. Si el cliente es una empresa, conviene incluirlo siempre.
Conviene que la proforma lleve visible la palabra «proforma» y una numeración propia, separada de la serie de facturas. Ninguna norma lo exige, pero evita que se confunda con una factura real.
Las facturas se conservan durante 4 años, el plazo de prescripción, según la Agencia Tributaria. Su lista de documentos a conservar no incluye los albaranes, pero guardarlos como soporte de la factura ayuda a acreditar una entrega si surge una duda.
Proforma y albarán al importar: el caso del vendedor de ecommerce
En una importación, la proforma del proveedor sirve para pagar el anticipo, pero lo que respalda el valor declarado en aduana es la factura comercial. La factura comercial es la que emite el proveedor extranjero, con la descripción y el valor real de la mercancía.
Antes de pagar, pide que el importe de la proforma coincida con el de la factura comercial. El valor que se declara debe ser el real: si es inferior, la aduana puede corregirlo y reclamarte arancel e IVA.
El IVA de importación se deduce con el documento aduanero de liquidación, no con la factura del proveedor. Es lo que dice el artículo 97 de la Ley del IVA para las importaciones. Hoy ese documento es la declaración H1 desde el 14 de octubre de 2025 y normalmente lo presenta tu transitario.
Además de la factura comercial, el transitario suele pedirte la lista de bultos y pesos y el documento de transporte. Si importas productos con envase, calcula también tu RAP: depende de datos que tienes antes de pedir, como materiales y pesos.
Verifactu y factura electrónica: qué afecta a cada documento
Verifactu regula los programas que expiden facturas. La proforma y el albarán no son facturas, y los programas de facturación del mercado los tratan como documentos aparte. Si el tuyo los emite, conviene que no se puedan confundir con una factura.
Verifactu es el conjunto de requisitos técnicos que debe cumplir el programa que expide tus facturas (Real Decreto 1007/2023). Tras el aplazamiento de septiembre de 2026 (Real Decreto-ley 15/2025), las sociedades, autónomos y demás contribuyentes deberán adaptarse en octubre de 2028, justo con la entrada en vigor de la factura electrónica obligatoria entre empresas, que es otra norma con su propio calendario.
