¿Qué son los gastos deducibles autónomos?
Los gastos deducibles para autónomos son aquellos gastos vinculados a la actividad económica, justificados con factura y registrados en la contabilidad que permiten reducir la base imponible del IRPF y, en muchos casos, recuperar el IVA soportado.
De manera esquemática, para que Hacienda acepte un gasto como deducible en tu actividad económica, tiene que cumplir estas tres condiciones:
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- Vinculación a la actividad: El gasto debe ser necesario para generar ingresos o para el desarrollo normal de tu negocio.
- Justificación documental: Es obligatorio contar con una factura completa a tu nombre (o razón social). Si tienes dudas sobre la diferencia entre lo que pagas y lo que recuperas, consulta nuestro post sobre IVA soportado y repercutido.
- Registro contable: El gasto debe estar anotado en tus libros registro de facturas recibidas y gastos. Para evitar errores, es recomendable utilizar programas de contabilidad y facturación.
Nota sobre plazos: Para el IVA, tienes un límite general de 4 años desde la fecha de la factura para ejercer tu derecho a la deducción.
Lista de gastos deducibles para autónomos por categorías
A continuación, te dejamos un mapa práctico de los gastos deducibles autónomos más habituales. La idea es que puedas identificar rápido cuáles son para poder aplicarlos.
Cuota de autónomos y seguros
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- Cuota de autónomos (RETA) pagada a la Seguridad Social. Es deducible al 100%. Mantente al día con la cuota de autónomos 2026.
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- Seguros relacionados con la actividad. Por ejemplo, responsabilidad civil profesional o seguros vinculados al negocio. Se pueden deducir seguros de salud que incluya al autónomo, cónyuge e hijos menores de 25 años que viven con él. Esta deducción tiene un límite de 500€ por cada uno.
Suministros y vivienda
Desde la Ley 6/2017 de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo, trabajar desde casa tiene reglas matemáticas claras. Si tu vivienda es de alquiler o propiedad:
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- Gastos de Titularidad (IBI, Comunidad, Seguro de Hogar, Alquiler): Estos gastos deducibles autónomos se deducen en proporción directa a los metros cuadrados que uses para trabajar. Si usas un despacho de 10m2 en una casa de 100m2, deduces el 10% de estos recibos.
- Suministros (Luz, Agua, Gas, Telefonía): Aquí aplica la famosa regla del 30%.
- Gastos de Titularidad (IBI, Comunidad, Seguro de Hogar, Alquiler): Estos gastos deducibles autónomos se deducen en proporción directa a los metros cuadrados que uses para trabajar. Si usas un despacho de 10m2 en una casa de 100m2, deduces el 10% de estos recibos.
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- Fórmula: Gasto deducible = Total factura x % de m2 afectos x 30%.
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- Ejemplo: Con una factura de 100€ y un despacho que ocupa el 15% de la casa, te deducirías 4,50€.
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Consejo: Si trabajas en casa, asegúrate de que el contrato de internet esté a tu nombre y no al de tu pareja para evitar rechazos de la AEAT.
Material, herramientas y software
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- Material de oficina, herramientas, etc. son gastos deducibles autónomos que se pueden deducir si son necesarios para la actividad.
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- Software y suscripciones. Aquí entran programas de facturación, diseño, CRM, almacenamiento, etc que suelen encajar muy bien si se usan para el negocio.
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- Equipo informático. Se pueden deducir gastos relacionados con la compra de un ordenador, una impresora, disco duro, etc. pero ojo con la diferencia entre gasto y amortización si es una inversión relevante.
Servicios profesionales
Si cuentas con una gestoría o asesoría, abogado, notaría, consultores,… puedes deducir estos gastos deducibles autónomos si están vinculados a tu actividad.
Marketing, ventas y comisiones
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- Publicidad y marketing como anuncios, diseño, web, fotografía de producto, etc.
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- Comisiones de plataformas, pasarelas de pago o marketplaces si son parte del proceso de venta.
Formación y cursos
En caso de asistir a cursos de formación en el año, se puede deducir como gasto de la actividad siempre que estos cursos sirvan para desarrollar mejor tu actividad económica o la obtención de ingresos de la misma. Aquí también entra la compra de libros, revistas, congresos, etc que tengan relación con la actividad.
Viajes, transportes y dietas
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- Transporte como tren, avión, taxi, gasolina, parking… Puede haber discusión si no se acredita bien el motivo profesional.
- Turismos: Generalmente solo 50% de IVA (IRPF es 0% salvo uso 100% profesional).
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- Vehículos industriales o comerciales: 100% deducible (ej. furgonetas de reparto, agentes comerciales).
Dietas y manutención
Puedes deducir tus comidas en días laborables bajo condiciones estrictas:
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- Deben producirse en establecimientos de hostelería.
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- El pago debe ser electrónico (tarjeta o móvil).
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- Límites diarios: 26,67€ en España y 48,08€ en el extranjero (sin pernocta). Si hay pernocta, los límites suben a 53,34€ y 91,35€ respectivamente.
Amortizaciones de las inversiones
Si compras un activo que usarás durante varios años, es posible que no puedas deducirlo de golpe como gasto del año, si no vía amortización. Es un punto típico que aparece en la guía de gastos deducibles autónomos y conviene tratarlo para evitar errores.
Casos que más problemas dan y cómo enfocarlos
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- Si trabajas desde casa tienes que aplicar bien la afectación:
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- Suministros: aplica la regla de la AEAT del 30% sobre el % de vivienda afecta, salvo prueba de otro porcentaje.
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- Recomendación práctica: guarda evidencia del espacio afecto y facturas de suministros.
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- Si trabajas desde casa tienes que aplicar bien la afectación:
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- Coche y gasolina: Es uno de los puntos más conflictivos. Si el uso es mixto, el foco está en probar afectación y coherencia en tu actividad. Si no puedes justificarlo bien se puede cuestionar el gasto.
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- Comidas con clientes y dietas: Si son manutención del contribuyente, apóyate en requisitos claros como el pago electrónico, los límites publicados por la AEAT y la justificación y contexto profesional.
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- Gastos mixtos: Cuando un gasto es personal y profesional como el móvil, internet o la vivienda, no intentes deducirlo todo sin base. En su lugar, define un criterio razonable, documenta todo lo que puedas y aplícalo de forma consistente.
Gastos no deducibles para autónomos
Como regla general, lo que sea personal, o no tenga vínculo claro con la actividad, es mala idea deducirlo. Además, pueden aparecer multas y sanciones en listas de ‘no deducibles’. Estos son los casos más típicos:
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- Ropa: Solo se admite ropa específica (un mono de obra, una toga de abogado, ropa con logo). Un traje de chaqueta para una reunión suele ser rechazado.
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- Viajes de ocio: Si intentas deducir un hotel en fin de semana en una zona turística sin una feria o evento profesional que lo justifique, recibirás un requerimiento.
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- Multas de tráfico: Aunque te multen yendo a ver a un cliente, la sanción es un gasto «antijurídico» y nunca es deducible.
Preguntas frecuentes sobre gastos deducibles autónomos
Si quieres deducir sin complicaciones, lo más seguro es la factura completa. Un ticket o factura simplificada puede servir en algunos casos, pero suele dar más problemas: a veces no incluye tus datos y se complica justificar el gasto.
Si el gasto es importante o recurrente, pide siempre factura completa y guárdala en PDF.
Si la factura está a nombre de otra persona (pareja, familiar, otra empresa), te la pueden discutir, porque no queda claro que tú seas el destinatario real.
En ese caso, pide al proveedor una factura rectificativa o una nueva factura con tus datos. Si no es posible, ese gasto entra en zona de riesgo y normalmente conviene no deducirlo.
Sí, pero lo que Hacienda suele querer ver es coherencia y criterio. Si el uso es mixto (personal y profesional), lo más defendible es separar por ejemplo una línea profesional o aplicar un porcentaje razonable y mantenerlo en el tiempo.
Consejo práctico: guarda evidencias simples: que ese dispositivo se usa para tu actividad con apps de trabajo, herramientas, correos, agenda, facturación, y no intentes deducir el 100% si no es claramente profesional.
Normalmente te pedirán tres cosas:
- La factura o justificante válido (con datos correctos).
- La relación con tu actividad (explicación clara de por qué ese gasto es necesario para trabajar).
- El registro (que esté contabilizado o registrado en tus libros y en el periodo correcto).
Si el gasto es “conflictivo” como es el coche, gasolina, comidas, vivienda, móvil, lo que marca la diferencia es aportar contexto. Por ejemplo, reunión con cliente, desplazamiento, porcentaje de afectación en casa, etc.
