Qué es el VAT number y por qué es clave para las operaciones intracomunitarias
El VAT number, conocido en España como NIF-IVA, es el identificador fiscal que habilita a una empresa o autónomo para operar dentro del mercado único europeo sin repercutir el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) en sus facturas. Mientras que el NIF ordinario sirve para cualquier actividad nacional, el NIF-IVA certifica ante la Agencia Tributaria y la Unión Europea que el titular está dado de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI). Gracias a este registro, la entidad puede comprar y vender bienes o servicios a otros Estados miembros aplicando el criterio de inversión del sujeto pasivo: la factura se emite con IVA 0 % y el destinatario autoliquida el impuesto en su país.
Contar con un VAT number válido aporta dos ventajas esenciales. Por un lado, mejora la liquidez al evitar adelantar IVA en operaciones transfronterizas; por otro, reduce el riesgo comercial, ya que la validez del número puede comprobarse en la base europea VIES antes de cerrar cualquier transacción. En definitiva, disponer de este identificador es un requisito práctico y legal para cualquier negocio español que quiera ampliar mercado dentro de la UE con garantías fiscales.
Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) y su relación con el VAT
El VAT number está directamente relacionado con el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), que es el tributo que grava el consumo de bienes y servicios tanto en España como en el resto de la Unión Europea. De hecho, la sigla VAT proviene del término en inglés “Value Added Tax”, equivalente a nuestro IVA.
En el ámbito nacional, todas las empresas y autónomos disponen de un NIF que utilizan para emitir facturas con IVA. Sin embargo, cuando una empresa española empieza a realizar operaciones con otros países europeos, ya sea comprando productos, vendiendo servicios o enviando mercancía, debe obtener un identificador específico que permita aplicar la normativa intracomunitaria. Ese identificador es el VAT number o NIF-IVA.
La diferencia clave es que, con el VAT number, determinadas operaciones dejan de estar sujetas al IVA español y pasan a aplicarse bajo el principio de inversión del sujeto pasivo. Así, el IVA se liquida directamente en el país del destinatario, simplificando la gestión tributaria y evitando duplicidades en la imposición.
Diferencia entre VAT number, NIF-IVA y otros identificadores fiscales
Aunque en muchos contextos se utilizan como sinónimos, no todos los identificadores fiscales son iguales ni tienen el mismo alcance. En España, el número estándar que identifica a cualquier persona jurídica o autónomo es el NIF (Número de Identificación Fiscal). Este sirve para realizar actividades dentro del país y está compuesto por una letra inicial y una serie de dígitos.
Cuando esa misma persona o empresa se registra como operador intracomunitario, su NIF se transforma en lo que se conoce como NIF-IVA o VAT number. Es el mismo número, pero precedido por el código del país, en el caso de España, “ES», y validado en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI).
Para entenderlo mejor, se puede resumir así:
Tipo de identificador | Ámbito de uso | Formato ejemplo | ¿Permite operar en la UE? |
NIF (estándar) | Nacional | B12345678 | ❌ No |
NIF-IVA / VAT number | Intracomunitario | ESB12345678 | ✅ Sí |
CIF (obsoleto) | (Ya no se utiliza) | — | ❌ No |
Por tanto, el VAT number no es un número diferente, sino una forma validada del NIF que permite realizar operaciones dentro del marco del comercio intracomunitario de bienes y servicios.
Quién está obligado a obtener un VAT number en España
No todas las empresas o autónomos necesitan un VAT number, pero hay casos concretos en los que su obtención es obligatoria. En general, cualquier negocio establecido en España que vaya a realizar operaciones intracomunitarias, es decir, ventas o compras de bienes y servicios con clientes o proveedores situados en otros países de la Unión Europea, debe darse de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) y obtener su NIF-IVA.
Algunos ejemplos claros de quién debe solicitarlo:
- Un autónomo que vende servicios digitales a empresas en Francia o Alemania.
- Una tienda online que envía productos desde España a clientes en Italia o Bélgica.
- Una empresa que compra maquinaria en Países Bajos sin pagar el IVA holandés.
- Un proveedor español que factura a una sociedad portuguesa sin aplicar IVA.
Además, también están obligados a solicitar el VAT number quienes presten servicios sujetos a inversión del sujeto pasivo o realicen operaciones triangulares dentro de la UE.
Si tu actividad implica relaciones comerciales con otros países europeos y quieres evitar sanciones, estar registrado como operador intracomunitario con un VAT number válido es imprescindible.
Para qué sirve el VAT number en el comercio intracomunitario
El VAT number no es solo un requisito formal: tiene implicaciones fiscales muy concretas y beneficiosas cuando se opera dentro del mercado único europeo. Su función principal es permitir que las transacciones entre empresas de distintos países miembros de la Unión Europea se realicen sin aplicar el IVA en origen, aplicando en su lugar la inversión del sujeto pasivo.
Esto significa que cuando un proveedor español factura a una empresa francesa (ambas con VAT number), la factura se emite sin IVA. Es la empresa francesa quien debe declarar y liquidar ese IVA en su país, simplificando así la gestión y evitando duplicidades. Este sistema reduce cargas fiscales, mejora la liquidez y asegura una fiscalidad armonizada entre estados miembros.
Además de permitir facturar sin IVA, el VAT number:
Evita errores y sanciones fiscales al identificar correctamente a las partes en una operación intracomunitaria.
Facilita auditorías y controles fiscales, ya que las autoridades pueden verificar los números en la base de datos VIES.
Cómo obtener el VAT number paso a paso (alta ROI con el modelo 036)
Para obtener un VAT number en España, no basta con tener un NIF. Es necesario realizar un trámite específico ante la Agencia Tributaria: darse de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) a través del modelo 036. A continuación, te explicamos el proceso paso a paso:
- Accede a la sede electrónica de la Agencia Tributaria
Entra en www.agenciatributaria.es y accede con certificado digital, DNI electrónico o Cl@ve. - Rellena el modelo 036
- Marca la casilla 582 (“Solicitud de alta en el registro de operadores intracomunitarios”).
- En la página 6 del modelo, indica el motivo de la solicitud (por ejemplo, «previsión de operaciones intracomunitarias»).
- Si aún no realizas operaciones, es importante justificar que lo harás próximamente (adjuntar presupuestos, correos, facturas proforma, etc.).
- Presenta la solicitud
Puedes enviarla telemáticamente o presentarla en tu Delegación de Hacienda correspondiente. - Espera la resolución
La Agencia Tributaria analiza tu solicitud. Si todo está correcto, en unos días te notificará que tu alta en el ROI ha sido aprobada. A partir de ese momento, tu NIF pasa a ser reconocido como VAT number. - Verifica en el VIES
Una vez aprobado, tu número debe aparecer en la base de datos europea VIES. Esto permite que tus clientes y proveedores lo validen antes de operar contigo.
No puedes emitir facturas sin IVA a otros países de la UE hasta que la Agencia Tributaria apruebe tu alta en el ROI. Emitirlas antes puede conllevar sanciones.
En la siguiente sección explicaremos con detalle la documentación necesaria y los plazos aproximados para completar este trámite.
Plazos y documentación necesaria
El alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) no es automática, y su aprobación depende de que la Agencia Tributaria verifique que realmente vas a realizar operaciones intracomunitarias. Por eso, es fundamental acompañar la solicitud con documentación justificativa.
📑 Documentación recomendada
Para agilizar el proceso y evitar requerimientos adicionales, se recomienda adjuntar:
- Presupuestos o facturas proforma de proveedores o clientes de la UE.
- Contratos o correos electrónicos que acrediten la intención de operar fuera de España.
- Página web activa o materiales comerciales que demuestren la actividad.
- En el caso de marketplaces, capturas del backoffice o pantallazos de Amazon, Shopify, etc.
Aunque no es obligatorio presentar todos estos documentos, cuanto más clara sea la prueba de actividad, más rápido se aprueba el alta.
⏳ Plazos habituales
- Plazo de resolución estimado: entre 7 y 15 días hábiles, aunque puede extenderse si se solicita más información.
- Validez del alta: permanente, mientras sigas realizando operaciones intracomunitarias. Si no se realiza ninguna operación durante 12 meses, la Agencia Tributaria puede darte de baja de oficio.
En resumen: preparar bien la documentación y justificar la actividad son claves para que el proceso no se demore innecesariamente.
Cómo comprobar un VAT number en el VIES y la sede electrónica
Una vez que obtienes tu VAT number, es fundamental asegurarte de que está correctamente activado y validado en la base de datos europea VIES (Sistema de Intercambio de Información sobre el IVA). Esto no solo te permitirá operar legalmente dentro de la UE, sino también verificar la validez del número de tus proveedores o clientes antes de emitir facturas sin IVA.
🔍 ¿Cómo verificar un VAT number?
Existen dos formas principales:
1. A través del VIES (plataforma europea)
- Accede a https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies
- Introduce el código del país (ES, FR, DE…) y el número fiscal.
- El sistema confirmará si el número está activo y válido para operaciones intracomunitarias.
2. Desde la sede electrónica de la Agencia Tributaria (España)
- Accede al apartado de “Consulta de operadores intracomunitarios”.
- Podrás comprobar si un NIF-IVA español está dado de alta en el ROI.
🛡️ ¿Qué hacer si el número no aparece?
- Si tu VAT number no aparece aún en VIES, significa que la Agencia Tributaria no ha finalizado el alta en el ROI.
- No podrás emitir facturas sin IVA hasta que esté visible en la base de datos europea.
- En caso de error o retraso, es recomendable contactar con tu Delegación de Hacienda o presentar una consulta a través del canal de ayuda de la AEAT.
Verificar los VAT numbers de tus socios antes de cada operación te protege ante posibles inspecciones y garantiza que puedes aplicar correctamente la exención de IVA en tus facturas
Ejemplo:
Una empresa española llamada Textil Europa S.L. (con sede en Valencia) vende camisetas a una empresa francesa llamada Mode et Design SARL, situada en Lyon.
Ambas empresas están dadas de alta en el ROI y tienen su VAT number activado.
Empresa | País | VAT number |
Textil Europa S.L. | España | ESB12345678 |
Mode et Design SARL | Francia | FR12345678901 |
🧾 Factura emitida (sin IVA)
Concepto | Unidades | Precio unitario | Total (€) |
Camisetas de algodón | 500 | 6,00 € | 3.000,00 € |
Total factura (sin IVA) | 3.000,00 € |
Observaciones legales incluidas en la factura:
“Operación exenta de IVA según el artículo 25 de la Ley 37/1992 del IVA. Inversión del sujeto pasivo. Ambas partes registradas como operadores intracomunitarios (ROI).”
✅ Resultado fiscal
- Textil Europa S.L. no repercute IVA en la factura.
- Mode et Design SARL autoliquida el IVA correspondiente en Francia.
- La operación debe declararse en el modelo 349 por parte del emisor.
Este ejemplo refleja cómo el VAT number permite facturar sin aplicar IVA, cumpliendo con la normativa europea y evitando errores fiscales en operaciones entre empresas de la UE.
Modelos 349, 303 y 390: declaraciones vinculadas al VAT
Obtener un VAT number implica una serie de obligaciones fiscales adicionales. Si operas con clientes o proveedores de otros países de la Unión Europea, deberás presentar ciertos modelos periódicamente ante la Agencia Tributaria para informar sobre tus operaciones. Estos son los tres modelos más relevantes:
📄 Modelo 349 – Declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias
- Qué es: un resumen mensual o trimestral de todas las entregas y adquisiciones intracomunitarias realizadas.
- Quién debe presentarlo: empresas y autónomos con VAT number que hayan hecho operaciones con otras entidades con VAT europeo.
- Frecuencia: mensual si superas los 50.000 € por trimestre, trimestral en caso contrario.
📄 Modelo 303 – Autoliquidación del IVA
- Qué es: el formulario general para declarar el IVA devengado y soportado en España.
- Relación con el VAT: aunque las operaciones intracomunitarias se facturan sin IVA, deben incluirse en las casillas específicas para compras o ventas dentro de la UE.
- Frecuencia: mensual o trimestral, según volumen de facturación.
📄 Modelo 390 – Resumen anual del IVA
- Qué es: declaración informativa que resume toda la actividad sujeta a IVA del año.
- Qué incluye: operaciones interiores y también intracomunitarias.
- Frecuencia: anual (enero del año siguiente al ejercicio fiscal).
Aunque tener un VAT number permite facturar sin IVA, no te exime de presentar estos modelos si has realizado operaciones intracomunitarias. No hacerlo puede derivar en sanciones administrativas, incluso si no has cometido fraude fiscal.
Mantener estas declaraciones al día es clave para demostrar que tus operaciones se han realizado correctamente y dentro del marco legal europeo.
Preguntas frecuentes sobre qué es el
VAT number en España
No. Hasta que no estés dado de alta oficialmente en el ROI y tu número esté validado en el sistema VIES, debes seguir facturando con IVA. Emitir facturas sin IVA antes de la validación puede conllevar sanciones.
Todos los VAT numbers siguen una estructura nacional, precedida del código del país. Por ejemplo, el de España comienza por “ES”, el de Alemania por “DE” y el de Francia por “FR”. La diferencia radica en el país emisor, pero todos tienen la misma función fiscal dentro de la UE.
No. Solo las personas jurídicas (empresas) o los trabajadores autónomos que vayan a operar en el comercio intracomunitario pueden obtener un VAT number.
Si durante 12 meses no realizas ninguna operación intracomunitaria, la Agencia Tributaria puede darte de baja de oficio del ROI, y tu número dejará de estar activo en el sistema VIES.
Sí, si realizas ventas intracomunitarias a través de marketplaces como Amazon y tus clientes están en otros países de la UE, necesitas el VAT number para facturar sin IVA correctamente y declarar tus operaciones.
En ese caso, deberás aplicar el IVA correspondiente en la factura, ya que no puede acogerse a la exención por inversión del sujeto pasivo. Solo es posible facturar sin IVA si ambas partes tienen un VAT válido.
Puedes comprobarlo en la base de datos VIES: si aparece como válido, ya puedes emitir facturas intracomunitarias sin IVA. Si no, espera a que la Agencia Tributaria apruebe tu alta o contacta con ellos.
