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Hacienda puede solicitar tus informes y justificantes hasta 5 años después de presentar la declaración. Guarda siempre una copia segura (en la nube y en local) de cada reporte para evitar sobresaltos futuros.¿Qué es el modelo 145 y para qué sirve?
El modelo 145 es un formulario de la Agencia Tributaria mediante el cual el trabajador comunica a su pagador (empresa) su situación personal y familiar. El objetivo es calcular correctamente el porcentaje de retención de IRPF que se aplica a la nómina. De este modo, la empresa retiene la cantidad justa de impuestos según tus circunstancias (hijos, discapacidad, estado civil), evitando sorpresas negativas en la Declaración de la Renta anual.
¿Quién debe presentar el modelo 145?
No todos los contribuyentes están obligados a entregar este documento en el mismo momento, pero es un paso crítico para cualquier relación laboral en España. Es importante presentar el modelo 145 al iniciar una nueva relación laboral, sino también cada vez que se produzca un cambio significativo en las circunstancias personales que pueda afectar al cálculo de las retenciones.
A continuación, detallamos los principales casos en los que corresponde presentar o actualizar el modelo 145:
| Situación del trabajador | Información requerida | Comentario |
|---|---|---|
| Nuevo contrato laboral | Sí, obligatorio | Antes de la primera nómina |
| Nacimiento de un hijo | Sí, muy recomendado | En el mes del suceso |
| Cambio de soltero a casado | Sí | Antes de finalizar el año natural |
| Misma situación que el año anterior | No es obligatorio | No requiere acción |
| Autónomos (servicios profesionales) | No | Gestionar su IRPF mediante el Modelp 130 |
Datos personales y familiares
En este apartado se incluyen los datos básicos de identificación, así como la situación familiar del trabajador. Es importante declarar correctamente:
- Estado civil: soltero, casado, separado, divorciado o viudo.
- Existencia de hijos menores de 25 años o personas mayores dependientes a cargo.
- Si existe una discapacidad reconocida por las autoridades competentes, tanto propia como de familiares directos.
Una información incorrecta o incompleta puede suponer diferencias notables en la retención aplicada.
Si trabajas en dos empresas a la vez, debes presentar el modelo 145 en ambas. Ten en cuenta que, al no conocer una empresa lo que ganas en la otra, es probable que te retengan de menos. En este caso, puedes solicitar voluntariamente una subida del tipo de retención en el propio modelo.
Cómo rellenar el modelo 145 paso a paso
Rellenar correctamente el modelo 145 es fundamental para que las retenciones del IRPF reflejen fielmente la situación personal del trabajador. El formulario se divide en siete apartados, aunque la mayoría de los trabajadores solo necesitan completar los tres primeros.
Bloque 1: datos del perceptor y situación familiar
Es la sección más importante. Aquí debes indicar tu DNI/NIE, nombre, apellidos y año de nacimiento. Pero lo crucial es elegir tu situación familiar:
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Situación 1: Solteros, viudos, divorciados o separados legalmente con hijos menores de 18 años o mayores incapacitados a su cargo (unidades monoparentales).
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Situación 2: Personas casadas y no separadas cuyo cónyuge no obtiene rentas superiores a 1.500 € anuales.
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Situación 3: Todos los demás casos (solteros sin hijos, casados con cónyuges que trabajan, etc.). Es la opción por defecto si no encajas en las anteriores.
Bloque 2: hijos y otros descendientes menores de 25 años
Si tienes hijos menores de 25 años que conviven contigo y no ganan más de 8.000 € al año, debes incluirlos aquí.
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Dato clave: Indica el número de hijos y, si existe, el grado de discapacidad.
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Importante: Si el hijo vive solo contigo (padres separados), marca la casilla de «Cómputo por entero» si tienes la custodia en exclusiva.
Bloque 3: ascendientes mayores de 65 años o con discapacidad
Este apartado es para incluir a padres o abuelos que convivan contigo al menos la mitad del año, que no tengan rentas anuales superiores a 8.000 € y que tengan más de 65 años (o cualquier edad si tienen una discapacidad superior al 33%).
Bloque 4: pensiones compensatorias y anualidades por alimentos
Solo debes rellenarlo si, por sentencia judicial, estás obligado a pagar una pensión alimenticia a tus hijos o una pensión compensatoria a tu ex-cónyuge. Esto reduce la base sobre la que se calcula tu retención, por lo que recibirás más dinero neto al mes.
Bloque 5: deducción por adquisición o rehabilitación de vivienda habitual
Este bloque genera mucha confusión. Solo es válido si compraste tu vivienda habitual antes del 1 de enero de 2013 y estás pagando una hipoteca con derecho a deducción. Si tu hipoteca es posterior, debes marcar «No».
Ejemplo práctico de cómo rellenar el modelo 145
Para entender mejor cómo completar el modelo 145, vamos a ver un ejemplo práctico basado en una situación habitual. A través de este caso realista, podrás identificar qué información debes aportar en cada apartado del formulario.
Caso práctico: María, trabajadora con situación familiar sencilla
- Nombre: María Pérez García
- Estado civil: Soltera
- Número de hijos: 1 hijo menor de 25 años a su cargo
- Discapacidad: No
- Pensiones compensatorias: No
- Movilidad geográfica: No
Resumen de cómo rellenaría María su modelo 145:
- Datos identificativos:
María cumplimenta su nombre completo, número de identificación fiscal (NIF) y domicilio fiscal actual. - Situación familiar:
Marca la casilla correspondiente a «soltera» y declara un hijo menor de 25 años a su cargo. - Discapacidad:
Deja en blanco las casillas relativas a discapacidad, ya que no le aplica ni a ella ni a sus familiares directos. - Pensiones compensatorias y anualidades por alimentos:
Indica que no percibe ni paga pensiones compensatorias ni anualidades. - Situaciones especiales:
No marca ninguna opción relacionada con movilidad geográfica ni inicio de actividad, dado que se trata de un contrato normal en su ciudad de residencia. - Firma y fecha:
Firma el documento y lo entrega a su empresa en el momento de formalizar el contrato laboral.
Este ejemplo demuestra que, aunque el modelo 145 pueda parecer extenso, la mayoría de trabajadores solo necesitan rellenar unos pocos apartados. La clave está en leer con atención cada sección y aportar los datos de forma veraz y actualizada.
Consecuencias de no presentar o presentar mal el modelo 145
Presentar correctamente el modelo 145 no solo es una obligación, sino una forma de evitar futuros inconvenientes fiscales. No comunicar los datos adecuados o hacerlo fuera de plazo puede tener un impacto económico importante en la declaración de la renta y en la liquidez mensual del trabajador.
Veamos las principales consecuencias:
Retención incorrecta en la nómina
Si el trabajador no presenta el modelo 145 o lo cumplimenta de forma errónea, el pagador aplicará una retención estándar superior a la que correspondería en función de su situación personal. Esto se traduce en una menor cantidad neta a percibir cada mes en la nómina, afectando directamente al poder adquisitivo.
En otros casos, la retención puede ser insuficiente, generando una deuda tributaria al final del ejercicio fiscal.
Regularización posterior en la declaración de la renta
Una retención incorrecta durante el año implica que, en el momento de realizar la declaración de la renta, el resultado pueda no ser el esperado. Si se ha retenido de menos, el trabajador deberá abonar la diferencia correspondiente a Hacienda, lo que puede suponer un desembolso importante.
En cambio, si se ha retenido de más, se tendrá derecho a una devolución, aunque se habrá soportado una carga fiscal superior a la necesaria durante todo el año.
Posibles sanciones administrativas
Incluir datos falsos o incompletos con el fin de pagar menos IRPF mensualmente se considera una infracción tributaria. Según la Ley General Tributaria:
La sanción suele ser una multa pecuniaria proporcional del 35% al 150% de las cantidades que se hubieran dejado de retener.
Importante: La responsabilidad legal de la exactitud de los datos del modelo 145 recae exclusivamente sobre el trabajador, no sobre la empresa.
Cómo descargar el modelo 145 en PDF
Es un PDF rellenable que puedes completar en tu ordenador antes de imprimirlo y firmarlo. Puedes descargar el modelo 145 en PDF directamente desde la Sede Electrónica de la AEAT.
Es importante asegurarse de utilizar siempre la última versión del formulario para evitar errores administrativos.
¿Cómo entregar el modelo 145?
Una vez cumplimentado y firmado, el modelo 145 debe ser entregado directamente a la empresa o entidad que actúe como pagador de tus rendimientos del trabajo. Normalmente, el departamento de recursos humanos o de administración es el encargado de recoger y gestionar esta documentación.
Algunas empresas ya disponen de portales del empleado donde el modelo 145 se rellena de forma digital con firma electrónica, eliminando la necesidad del papel.
Guarda siempre una copia firmada y sellada por la empresa (o el resguardo digital). Es tu único justificante en caso de que Hacienda detecte una retención incorrecta y debas demostrar que tú comunicaste los datos correctamente.
Preguntas frecuentes sobre el modelo 145
Si existe convivencia, ambos progenitores deben indicar el número de hijos. La reducción por descendientes se prorrateará al 50% entre ambos, a menos que uno tenga la custodia exclusiva.
Sí, puedes modificar los datos comunicados en el modelo 145 siempre que haya cambios que afecten al cálculo de las retenciones. Simplemente deberás presentar una nueva versión del formulario con los datos actualizados. El modelo anterior quedará sustituido por el último entregado.
No, el modelo 145 no tiene una obligación de renovación anual de manera automática. Sin embargo, algunas empresas solicitan su actualización periódica a sus trabajadores, generalmente a principios de año, para asegurarse de que los datos fiscales siguen siendo correctos. Aunque no te lo pidan, es tu responsabilidad actualizarlo si tu situación cambia.
Si no presentas el modelo 145, tu empresa aplicará una retención de IRPF por defecto, que suele ser más alta de lo que te correspondería si comunicases tu situación personal correctamente. Esto puede reducir considerablemente tu salario neto mensual. Además, si la retención no es adecuada, podrías tener que ajustar cuentas con Hacienda en la declaración de la renta, pagando más de lo esperado.
El modelo 145 no modifica directamente el resultado de tu declaración de la renta, pero sí influye en el importe de las retenciones aplicadas durante el año. Una correcta comunicación de tus datos personales y familiares puede hacer que las retenciones sean más ajustadas, evitando grandes devoluciones o pagos inesperados al presentar la declaración.
Si presentas el modelo 145 con retraso, la empresa aplicará el cambio en la retención a partir del momento en que reciba la comunicación, pero no tiene la obligación de recalcular las nóminas anteriores. Es decir, el ajuste será únicamente hacia adelante, y deberás regularizar cualquier desfase en tu declaración de la renta anual.
