¿Qué es el modelo 145 y cómo rellenarlo correctamente?

¿Qué es el modelo 145 y para qué sirve?

El modelo 145 es un documento oficial mediante el cual los trabajadores comunican a su empresa o pagador su situación personal y familiar para ajustar correctamente las retenciones del IRPF que se aplican en su nómina. Esta comunicación es fundamental porque permite calcular de manera precisa el porcentaje de retención que corresponde en función de datos como el estado civil, el número de hijos, las personas a cargo o cualquier otra circunstancia relevante. Gestoría online de autónomos

El objetivo principal del modelo 145 es evitar que el trabajador pague de más o de menos a Hacienda a lo largo del año. Si los datos no se actualizan correctamente o se omite alguna información importante, el trabajador podría encontrarse con una devolución menor o con un pago adicional cuando realice la declaración de la renta.

En esencia, este documento ayuda a mantener un equilibrio fiscal a lo largo del año, adelantando los impuestos de forma proporcionada a la situación personal de cada contribuyente.

¿Cuándo y quién debe presentar el modelo 145?

El modelo 145 debe ser presentado en momentos clave de la relación laboral para garantizar que las retenciones del IRPF aplicadas en la nómina reflejen de forma precisa la situación personal y familiar del trabajador. No solo es importante presentarlo al iniciar una nueva relación laboral, sino también cada vez que se produzca un cambio significativo en las circunstancias personales que pueda afectar al cálculo de las retenciones.

A continuación, detallamos los principales casos en los que corresponde presentar o actualizar el modelo 145:

Nuevos trabajadores: Presentación al inicio de actividad laboral

Cuando una persona comienza un nuevo empleo, es obligatorio presentar el modelo 145 a su empleador. De este modo, la empresa podrá aplicar desde el primer momento las retenciones adecuadas según los datos proporcionados. Si no se presenta, la empresa aplicará una retención general, que puede ser superior a la que correspondería en función de la situación personal del trabajador.

Trabajadores en activo: Actualización de datos fiscales

Los trabajadores que ya están en plantilla también deben presentar un nuevo modelo 145 siempre que haya una variación relevante en sus datos personales o familiares. Algunas de las situaciones más habituales que requieren actualizar la información son cambios en el estado civil, nacimiento o adopción de hijos, situaciones de discapacidad o modificaciones en la residencia fiscal.

Actualizar el modelo garantiza que las retenciones se ajusten correctamente a la nueva realidad del trabajador, evitando desequilibrios en la declaración de la renta posterior.

Casos especiales: Variación de circunstancias personales

Existen otras circunstancias excepcionales que también obligan a comunicar cambios mediante el modelo 145. Por ejemplo:

• Fallecimiento de un cónyuge o familiar a cargo.
• Inicio o cese de una pensión compensatoria.
• Obtención de una resolución de discapacidad reconocida oficialmente.
• Cambio de domicilio que implique un cambio en la residencia fiscal.

En todos estos casos, presentar un nuevo modelo 145 permite ajustar las retenciones y evita situaciones en las que el trabajador deba hacer frente a pagos inesperados a Hacienda.

Cómo rellenar el modelo 145 paso a paso

Rellenar correctamente el modelo 145 es fundamental para que las retenciones del IRPF reflejen fielmente la situación personal del trabajador. Aunque pueda parecer complejo a primera vista, siguiendo unos pasos sencillos es posible cumplimentarlo sin errores. A continuación, te explicamos cada apartado del modelo y qué debes tener en cuenta en cada uno de ellos.

Tabla de los campos principales del modelo 145

Datos personales y familiares

En este apartado se incluyen los datos básicos de identificación, así como la situación familiar del trabajador. Es importante declarar correctamente:

• Estado civil: soltero, casado, separado, divorciado o viudo.
• Existencia de hijos menores de 25 años o personas mayores dependientes a cargo.
• Si existe una discapacidad reconocida por las autoridades competentes, tanto propia como de familiares directos.

Una información incorrecta o incompleta puede suponer diferencias notables en la retención aplicada.

Datos económicos y situación laboral

Aquí se debe especificar si el trabajador percibe ingresos adicionales, si ha cambiado de residencia fiscal recientemente o si se encuentra en situaciones especiales como movilidad geográfica. Este apartado también permite señalar si se perciben pensiones compensatorias o anualidades por alimentos, aspectos que influyen directamente en el porcentaje de retención del IRPF.

Deducciones aplicables y reducciones IRPF

El modelo 145 también contempla posibles deducciones fiscales, como aquellas derivadas de personas con discapacidad a cargo o situaciones de movilidad laboral. Declararlas correctamente puede reducir de forma significativa las retenciones mensuales que se aplicarán en la nómina.

Firma y presentación al pagador

Por último, una vez cumplimentado el modelo, debe firmarse y entregarse al departamento de recursos humanos o administración de la empresa. La fecha de firma también es importante, ya que marca el momento a partir del cual la empresa debe actualizar el porcentaje de retención en la nómina del trabajador.

Situaciones especiales que afectan al modelo 145

Aunque el modelo 145 suele rellenarse al inicio de una relación laboral o cuando cambia la situación personal, existen ciertas circunstancias especiales que requieren una actualización inmediata. Estas situaciones pueden influir directamente en el cálculo de las retenciones del IRPF y es importante comunicarlas correctamente para evitar errores fiscales futuros.

Discapacidad propia o de familiares

Cuando un trabajador, su cónyuge o un familiar a su cargo obtiene el reconocimiento oficial de una discapacidad, debe indicarlo en el modelo 145. Dependiendo del grado de discapacidad reconocido, el porcentaje de retención del IRPF puede verse reducido de manera significativa.

Declarar esta circunstancia no solo ajusta las retenciones, sino que también puede abrir la puerta a beneficios fiscales adicionales.

Nacimiento o adopción de hijos

El nacimiento o adopción de un hijo modifica la situación familiar del trabajador y, en consecuencia, la retención del IRPF. Es fundamental actualizar esta información en el modelo 145 lo antes posible, ya que implica una reducción en la base imponible y una posible disminución en el porcentaje de retención.

Además, en el caso de familias numerosas, se pueden aplicar reducciones adicionales.

Pagas extraordinarias

Las pagas extraordinarias, como la de Navidad o la de verano, están sujetas a retenciones específicas. Aunque no es obligatorio presentar un nuevo modelo 145 por recibir una paga extraordinaria, si el trabajador anticipa cambios en sus ingresos que alteren significativamente la renta anual estimada, puede ser recomendable actualizar los datos para ajustar las retenciones.

Esto es especialmente importante en contratos temporales o situaciones de variabilidad salarial.

Cambios de residencia fiscal

Si un trabajador cambia su domicilio habitual y este cambio implica una modificación de su residencia fiscal, debe actualizar su información mediante un nuevo modelo 145. El lugar de residencia fiscal puede afectar a la aplicación de determinadas reducciones o exenciones fiscales, y es un dato que debe estar correctamente reflejado ante la empresa.

Ignorar este tipo de cambios puede derivar en retenciones mal calculadas y, posteriormente, en ajustes no deseados en la declaración de la renta.

Consecuencias de no presentar o presentar mal el modelo 145

Presentar correctamente el modelo 145 no solo es una obligación, sino una forma de evitar futuros inconvenientes fiscales. No comunicar los datos adecuados o hacerlo fuera de plazo puede tener un impacto económico importante en la declaración de la renta y en la liquidez mensual del trabajador.

Veamos las principales consecuencias:

Retención incorrecta en la nómina

Si el trabajador no presenta el modelo 145 o lo cumplimenta de forma errónea, el pagador aplicará una retención estándar generalmente superior a la que correspondería en función de su situación personal. Esto se traduce en una menor cantidad neta a percibir cada mes en la nómina, afectando directamente al poder adquisitivo.

En otros casos, la retención puede ser insuficiente, generando una deuda tributaria al final del ejercicio fiscal.

Regularización posterior en la declaración de la renta

Una retención incorrecta durante el año implica que, en el momento de realizar la declaración de la renta, el resultado pueda no ser el esperado. Si se ha retenido de menos, el trabajador deberá abonar la diferencia correspondiente a Hacienda, lo que puede suponer un desembolso importante.

En cambio, si se ha retenido de más, se tendrá derecho a una devolución, aunque se habrá soportado una carga fiscal superior a la necesaria durante todo el año.

Posibles sanciones administrativas

Aunque en la mayoría de los casos el trabajador no recibe sanciones directamente por errores en el modelo 145, sí puede verse afectado en situaciones de inspección fiscal. Además, en algunos supuestos donde se detecte intención de ocultación de datos relevantes para reducir indebidamente las retenciones, podrían derivarse sanciones económicas por parte de la Agencia Tributaria.

Por ello, es fundamental cumplimentar el modelo 145 con veracidad y actualizarlo siempre que se produzcan cambios relevantes.

Dónde descargar el modelo 145 oficial y cómo entregarlo

El modelo 145 es un documento estandarizado que se encuentra disponible de forma gratuita a través de fuentes oficiales. Para asegurarte de utilizar la versión actualizada y válida, es recomendable descargarlo directamente desde el sitio web de la Agencia Tributaria. Gestionar trámites fiscales de forma sencilla 

¿Dónde descargar el modelo 145?

Puedes descargar el modelo 145 oficial accediendo directamente a la página de la Agencia Tributaria. Allí encontrarás el formulario en formato PDF editable, que podrás cumplimentar de forma online o imprimir para rellenarlo manualmente.

El enlace oficial de descarga es:

• Agencia Tributaria – Modelo 145: Comunicación de datos al pagador
  

Es importante asegurarse de utilizar siempre la última versión del formulario para evitar errores administrativos.

¿Cómo entregar el modelo 145?

Una vez cumplimentado y firmado, el modelo 145 debe ser entregado directamente a la empresa o entidad que actúe como pagador de tus rendimientos del trabajo. Normalmente, el departamento de recursos humanos o de administración es el encargado de recoger y gestionar esta documentación.

Dependiendo de la empresa, la entrega puede realizarse:

• De forma presencial, entregando una copia física firmada.
• A través de un correo electrónico corporativo, adjuntando el documento firmado.
• Mediante plataformas internas de gestión documental, si la empresa dispone de ellas.

En algunas grandes empresas, el modelo 145 se gestiona directamente a través de plataformas internas de recursos humanos o aplicaciones corporativas, donde el trabajador puede rellenar y firmar el formulario de manera digital sin necesidad de imprimirlo.

Además, el modelo 145 debe entregarse en los primeros días de enero si no existen cambios relevantes, o tan pronto como se produzca una modificación en la situación personal o familiar del trabajador. Esto garantiza que las retenciones aplicadas a lo largo del año sean correctas y evita ajustes importantes en la declaración de la renta.

Es importante conservar una copia del modelo entregado como justificante, especialmente en caso de que surjan discrepancias futuras sobre la retención aplicada.

Ejemplo práctico: Cómo rellenar un modelo 145

Para entender mejor cómo completar el modelo 145, vamos a ver un ejemplo práctico basado en una situación habitual. A través de este caso realista, podrás identificar qué información debes aportar en cada apartado del formulario.

Caso práctico: María, trabajadora con situación familiar sencilla

• Nombre: María Pérez García
• Estado civil: Soltera
• Número de hijos: 1 hijo menor de 25 años a su cargo
• Discapacidad: No
• Pensiones compensatorias: No
• Movilidad geográfica: No

Resumen de cómo rellenaría María su modelo 145:

• Datos identificativos:
  María cumplimenta su nombre completo, número de identificación fiscal (NIF) y domicilio fiscal actual.
• Situación familiar:
  Marca la casilla correspondiente a «soltera» y declara un hijo menor de 25 años a su cargo.
• Discapacidad:
  Deja en blanco las casillas relativas a discapacidad, ya que no le aplica ni a ella ni a sus familiares directos.
• Pensiones compensatorias y anualidades por alimentos:
  Indica que no percibe ni paga pensiones compensatorias ni anualidades.
• Situaciones especiales:
  No marca ninguna opción relacionada con movilidad geográfica ni inicio de actividad, dado que se trata de un contrato normal en su ciudad de residencia.
• Firma y fecha:
  Firma el documento y lo entrega a su empresa en el momento de formalizar el contrato laboral.

Esquema visual simplificado del ejemplo:

Este ejemplo demuestra que, aunque el modelo 145 pueda parecer extenso, la mayoría de trabajadores solo necesitan rellenar unos pocos apartados. La clave está en leer con atención cada sección y aportar los datos de forma veraz y actualizada.