VIES in breve: a cosa serve e quando ti serve davvero
Il VIES (VAT Information Exchange System) è, in pratica, il “registro” che consente di verificare online se una Partita IVA è abilitata a fare operazioni intracomunitarie.
A cosa serve davvero?
- Per te: ti aiuta ad applicare correttamente l’IVA nelle operazioni B2B con soggetti UE.
- Per la controparte: permette a clienti e fornitori di verificare che la tua Partita IVA sia “ok” per operazioni intracomunitarie.
- Per evitare problemi: se emetti fatture o gestisci acquisti UE con un’impostazione sbagliata, rischi rettifiche e contestazioni.
Il punto chiave è questo: il VIES non è un “regime IVA”, è un sistema di abilitazione e verifica che entra in gioco quando fai B2B in UE (vendite o acquisti).
Chi deve iscriversi al VIES (con esempi pratici)
In generale, l’iscrizione riguarda i titolari di Partita IVA che vogliono fare operazioni intracomunitarie con soggetti passivi UE (quindi aziende e professionisti con Partita IVA estera).
Se vendi servizi B2B a clienti UE (freelance, consulenti, agenzie)
Esempi tipici:
- consulente marketing con cliente in Francia (azienda)
- sviluppatore che lavora per una web agency tedesca
- studio che fattura servizi a una società spagnola
Qui il tema è: fatturazione B2B UE e corretto trattamento IVA (spesso con reverse charge).
Se acquisti da fornitori UE (beni o servizi)
Esempi pratici:
- acquisti merci da un grossista in Germania
- compri servizi digital/adv da fornitori UE
- paghi software o strumenti fatturati da società UE
Prima di gestire l’operazione “come intracomunitaria”, conviene essere sicuri che la tua posizione sia correttamente abilitata.
Se fai e-commerce: quando serve il VIES e quando conta l’OSS
Qui molti fanno confusione.
- E-commerce B2B (vendi a aziende UE) → il VIES può diventare rilevante perché cambia la logica IVA rispetto al cliente privato.
- E-commerce B2C (vendi a privati UE) → spesso il tema principale è l’OSS (One Stop Shop), non il VIES.
In altre parole: se vendi a privati, di solito ragioni “da e-commerce” (OSS e regole B2C). Se vendi a aziende, ragioni “da B2B” (VIES + reverse charge dove applicabile).
Regime forfettario: quando c’entra (e quando no)
Il forfettario non “blocca” l’estero: cambia solo come si gestiscono alcuni adempimenti.
- Se lavori solo in Italia, spesso il VIES non ti serve.
- Se inizi a fare operazioni UE (servizi o acquisti), il tema può diventare concreto.
Qui la regola pratica è: non partire “a intuito”. Se hai un caso reale (cliente UE o acquisto UE), impostalo bene prima, perché correggere dopo è sempre più costoso.
VIES in breve: a cosa serve e quando ti serve davvero
Il VIES (VAT Information Exchange System) è, in pratica, il “registro” che consente di verificare online se una Partita IVA è abilitata a fare operazioni intracomunitarie.
A cosa serve davvero?
- Per te: ti aiuta ad applicare correttamente l’IVA nelle operazioni B2B con soggetti UE.
- Per la controparte: permette a clienti e fornitori di verificare che la tua Partita IVA sia “ok” per operazioni intracomunitarie.
- Per evitare problemi: se emetti fatture o gestisci acquisti UE con un’impostazione sbagliata, rischi rettifiche e contestazioni.
Il punto chiave è questo: il VIES non è un “regime IVA”, è un sistema di abilitazione e verifica che entra in gioco quando fai B2B in UE (vendite o acquisti).
Chi deve iscriversi al VIES (con esempi pratici)
In generale, l’iscrizione riguarda i titolari di Partita IVA che vogliono fare operazioni intracomunitarie con soggetti passivi UE (quindi aziende e professionisti con Partita IVA estera).
Se vendi servizi B2B a clienti UE (freelance, consulenti, agenzie)
Esempi tipici:
- consulente marketing con cliente in Francia (azienda)
- sviluppatore che lavora per una web agency tedesca
- studio che fattura servizi a una società spagnola
Qui il tema è: fatturazione B2B UE e corretto trattamento IVA (spesso con reverse charge).
Se acquisti da fornitori UE (beni o servizi)
Esempi pratici:
- acquisti merci da un grossista in Germania
- compri servizi digital/adv da fornitori UE
- paghi software o strumenti fatturati da società UE
Prima di gestire l’operazione “come intracomunitaria”, conviene essere sicuri che la tua posizione sia correttamente abilitata.
Se fai e-commerce: quando serve il VIES e quando conta l’OSS
Qui molti fanno confusione.
- E-commerce B2B (vendi a aziende UE) → il VIES può diventare rilevante perché cambia la logica IVA rispetto al cliente privato.
- E-commerce B2C (vendi a privati UE) → spesso il tema principale è l’OSS (One Stop Shop), non il VIES.
In altre parole: se vendi a privati, di solito ragioni “da e-commerce” (OSS e regole B2C). Se vendi a aziende, ragioni “da B2B” (VIES + reverse charge dove applicabile).
Regime forfettario: quando c’entra (e quando no)
Il forfettario non “blocca” l’estero: cambia solo come si gestiscono alcuni adempimenti.
- Se lavori solo in Italia, spesso il VIES non ti serve.
- Se inizi a fare operazioni UE (servizi o acquisti), il tema può diventare concreto.
Qui la regola pratica è: non partire “a intuito”. Se hai un caso reale (cliente UE o acquisto UE), impostalo bene prima, perché correggere dopo è sempre più costoso.
Quando NON serve iscriversi al VIES (i casi più comuni)
Ecco le situazioni in cui, nella pratica, spesso non è necessario:
- lavori solo con clienti e fornitori italiani
- fai vendite B2C (a privati) senza operazioni B2B UE
- non hai operazioni con soggetti passivi UE e non devi gestire fatture/acquisti intra in modalità intracomunitaria
Detto semplice: se la tua attività è “Italia su Italia”, il VIES di solito resta fuori.
Come iscriversi al VIES in Italia (passo per passo)
In Italia l’abilitazione si gestisce tramite l’Agenzia delle Entrate. Puoi richiederla:
- quando apri la Partita IVA
- successivamente, se la Partita IVA è già attiva
Iscrizione al momento di apertura Partita IVA
Se stai aprendo ora, la strada più lineare è chiedere l’abilitazione in fase di apertura, compilando la sezione dedicata alle operazioni intracomunitarie nei modelli usati per l’inizio attività (a seconda del tuo caso: persona fisica/impresa/società).
È la scelta più comoda se sai già che lavorerai con UE.
Iscrizione successiva con SPID (Agenzia delle Entrate)
Se hai già la Partita IVA, puoi fare la richiesta online dall’area riservata.
A livello operativo, la logica è questa:
- accedi con SPID/CIE/CNS
- apri il servizio dedicato alle “comunicazioni” per l’archivio VIES
- invii la “comunicazione di inclusione”
- scarichi e conservi la ricevuta/protocollo
Tempi e controlli: quando diventa attivo e cosa fare se non risulti
Quando l’opzione viene accettata senza blocchi, l’inclusione risulta immediata e puoi avere una ricevuta/protocollo della comunicazione.
Se invece non risulti nel VIES:
- ricontrolla di aver inviato correttamente l’opzione
- verifica di non avere incongruenze nei dati anagrafici
- se il problema persiste, fatti assistere: è meglio sistemarlo prima di emettere fatture UE “sensibili”
Come verificare una Partita IVA nel VIES (e cosa conservare come prova)
Prima di emettere una fattura “UE B2B” o impostare un acquisto come intracomunitario, la verifica è una buona abitudine.
Come farla:
- usa il portale ufficiale europeo (VIES)
- seleziona lo Stato
- inserisci il numero IVA
Cosa conservare:
- uno screen o un PDF della verifica (con data), soprattutto per operazioni ricorrenti o importi rilevanti.
Non è “burocrazia”: è una tutela pratica in caso di controlli o contestazioni.
Cosa succede se fatturi o acquisti UE senza VIES (in modo semplice)
Se fai operazioni UE “come se fossi intracomunitario”, ma la posizione non è corretta, i rischi concreti sono:
- applicazione IVA sbagliata (fattura senza IVA quando non dovevi, o viceversa)
- necessità di correzioni e documenti integrativi
- possibili contestazioni e richieste di regolarizzazione (con costi e tempo perso)
Quindi sì: spesso si può rimediare, ma conviene impostare bene prima.
Reverse charge, OSS e VIES: differenze senza confusione
Tre parole che si incrociano spesso, ma sono cose diverse:
- VIES → è la verifica/abilitazione: “questa Partita IVA è ok per operazioni intracomunitarie?”
- Reverse charge → è un meccanismo IVA tipico di molte operazioni B2B: l’IVA la assolve il cliente secondo le regole previste
- OSS → è un regime semplificato per alcune vendite B2C in UE (tipico e-commerce), per evitare registrazioni multiple in vari Paesi
Se ti basta una frase:
- B2B UE = spesso VIES + reverse charge
- B2C UE = spesso OSS (dipende dal caso)
Registrazioni IVA all’estero, dichiarazioni, OSS, EPR?
Domande Frequenti
Se la richiesta passa senza blocchi, l’inclusione può risultare molto rapida. Il modo più semplice per “avere certezza” è verificare sul portale VIES dopo l’invio.
Di solito hai una ricevuta/protocollo della comunicazione. La conferma pratica è: “risulti” nelle verifiche.
Sì, esiste anche la comunicazione di esclusione (utile se non fai più operazioni intra).
No. Serve se fai operazioni intracomunitarie B2B (vendite o acquisti con soggetti UE con Partita IVA)
Non sempre. Se vendi a privati UE, spesso la priorità è l’OSS. Se invece vendi anche a clienti business o hai fornitori UE, il VIES torna rilevante.
