Cos’è il VIES: Definizione e funzionamento del sistema
Il VIES (acronimo di VAT Information Exchange System) è lo strumento essenziale per ogni impresa o professionista che desidera varcare i confini nazionali per fare business in Europa. Tecnicamente, non è un semplice elenco, ma un sistema elettronico di scambio dati sull’IVA tra le amministrazioni finanziarie degli Stati membri dell’Unione Europea.
In parole povere: il VIES è il passaporto della tua Partita IVA. Senza l’inclusione in questo archivio, la tua Partita IVA è valida solo all’interno dei confini italiani e non viene riconosciuta dagli altri Paesi UE per le transazioni commerciali.
Un motore di ricerca, non una banca dati: come funziona davvero
Un errore comune è pensare che la Commissione Europea possieda un database centrale con tutti i dati dei contribuenti. In realtà, il VIES funziona come un motore di ricerca in tempo reale.
Quando effettui una verifica, il sistema interroga istantaneamente le banche dati nazionali (in Italia, quella dell’Agenzia delle Entrate). Questo spiega perché:
- Se un database nazionale è in manutenzione, il VIES risulta temporaneamente indisponibile.
- I dati sono (teoricamente) sempre aggiornati all’ultima modifica effettuata presso l’ufficio fiscale locale.
- L’esito può essere solo binario: Valido (puoi operare) o Non Valido (non puoi operare).
A cosa serve il VIES e perché è obbligatorio dal 2020
L’importanza del VIES è cambiata radicalmente il 1° gennaio 2020 con l’entrata in vigore dei cosiddetti “Quick Fixes” (Direttiva UE 2018/1910). Prima di questa data, l’iscrizione era considerata un requisito formale. Oggi, è un requisito sostanziale: se non sei iscritto, l’operazione non può essere considerata intracomunitaria per legge.
Serve principalmente a garantire la trasparenza e a combattere le frodi IVA, permettendo ai venditori di verificare che il loro acquirente sia effettivamente un soggetto passivo IVA in un altro Stato membro.
Cosa succede se operi in UE senza essere iscritto al VIES? (Rischi e Sanzioni)
Operare con l’estero ignorando il VIES espone l’attività a rischi finanziari pesanti, spesso sottovalutati:
- Perdita dell’agevolazione IVA: L’Agenzia delle Entrate può disconoscere la non imponibilità delle fatture emesse. Significa che dovrai versare l’IVA che non hai incassato, oltre a interessi e sanzioni.
- Sanzioni amministrative: La mancata o errata comunicazione di operazioni intracomunitarie (o l’effettuazione delle stesse senza autorizzazione) può comportare sanzioni che variano da 250 € a oltre 10.000 €, a seconda della gravità e del volume d’affari.
- Blocchi operativi: Molti fornitori europei (e grandi marketplace come Amazon Business o tool come Google Ads) verificano automaticamente il VIES. Se la tua Partita IVA non risulta valida, ti addebiteranno l’IVA del loro Paese o bloccheranno l’account aziendale.
Ecco il contenuto per i due paragrafi richiesti. Qui entriamo nel vivo del valore per l’utente: spieghiamo perché il VIES non è un “di più”, ma il motore economico delle operazioni con l’estero.
Il regime di non imponibilità IVA nelle operazioni UE
Perché tutti cercano il VIES? Semplice: per non pagare (e non incassare) l’IVA in fattura.
Nelle transazioni tra due soggetti passivi IVA (B2B) entrambi iscritti al VIES, si applica il principio della tassazione nel Paese di destinazione. Ecco come funziona nella pratica:
- Se vendi: Emetti una fattura senza IVA (operazione non imponibile ai sensi dell’art. 41 del D.L. 331/93). Questo rende il tuo prezzo molto più competitivo per il cliente estero, che non deve anticipare l’imposta.
- Se acquisti: Ricevi una fattura senza IVA dal fornitore UE. Sarai tu a dover “integrare” quella fattura con l’IVA italiana tramite il meccanismo del Reverse Charge (inversione contabile), registrandola sia nel registro acquisti che in quello vendite.
Senza l’iscrizione al VIES, questo “automatismo” si rompe. L’operazione viene trattata come una vendita domestica: il fornitore francese o tedesco sarà obbligato ad addebitarti l’IVA del suo Paese, che per te diventerà un costo secco difficilmente recuperabile.
Cosa succede se operi in UE senza essere iscritto al VIES? (Rischi e Sanzioni)
Molti imprenditori pensano: “Intanto inizio a fatturare, poi all’iscrizione ci penso”. Errore fatale. Dal 2020, la Corte di Giustizia UE e l’Agenzia delle Entrate sono diventate inflessibili. Operare “fuori” dal VIES comporta tre ordini di problemi:
- Recupero dell’imposta e sanzioni: Se emetti fatture senza IVA ma non sei iscritto al VIES, l’Agenzia delle Entrate può riqualificare quelle vendite come operazioni nazionali. Risultato? Dovrai versare l’IVA che non avevi applicato (es. il 22%) di tasca tua, oltre a sanzioni che possono andare dal 90% al 180% dell’imposta evasa.
- Sanzioni fisse per omessa comunicazione: Anche se l’operazione è corretta nella sostanza, la mancata iscrizione o l’errata compilazione dei modelli Intrastat (connessi al VIES) comporta sanzioni amministrative che partono da circa 250 € per ogni singola violazione.
- Blacklist automatica dei fornitori: Giganti come Google Ads, Meta, Amazon Business o Airbnb effettuano controlli automatici e periodici sul database VIES. Se la tua Partita IVA “salta” o non risulta valida, il sistema ti blocca l’account o inizia ad addebitarti l’IVA estera (spesso molto alta) senza possibilità di contestazione immediata.
Chi deve essere iscritto al VIES?
In 15 anni di consulenza SEO e fiscale, ho visto troppi piccoli imprenditori convinti che il VIES sia un “affare da multinazionali”. La realtà è che l’obbligo non dipende dal volume d’affari, ma dal tipo di interlocutore. Se la tua Partita IVA varca digitalmente o fisicamente il confine italiano per interagire con un’altra azienda o professionista UE, il VIES è il tuo unico lasciapassare legale.
Liberi professionisti (anche Forfettari) e Imprese
Non importa che tu sia una srl con milioni di euro di fatturato o un grafico in regime forfettario: se effettui operazioni intracomunitarie, l’iscrizione è obbligatoria.
- Regime Forfettario: Molti pensano di essere “esclusi” dagli obblighi IVA. Falso. Se sei un forfettario e acquisti servizi da giganti come Google Ads (Irlanda), Meta (Irlanda) o Amazon (Lussemburgo), stai effettuando un acquisto intracomunitario. Devi essere iscritto al VIES, integrare la fattura e versare l’IVA tramite F24.
- Freelance e Consulenti: Se lavori per una startup a Berlino o un’agenzia a Madrid, devi essere nel VIES per emettere fattura senza IVA (regime di non imponibilità).
- E-commerce B2B: Se vendi i tuoi prodotti a negozi o distributori in altri Paesi dell’Unione Europea.
Quando il VIES non è necessario (Operazioni Nazionali e B2C)
Non sempre serve complicarsi la vita con l’archivio VIES. Esistono due scenari principali in cui puoi farne a meno:
- Operazioni solo Nazionali: Se i tuoi clienti e i tuoi fornitori hanno tutti sede in Italia, il VIES non ti serve a nulla.
- Operazioni B2C (Business to Consumer): Se vendi prodotti o servizi a privati cittadini in Europa (persone senza Partita IVA), l’operazione non è considerata “intracomunitaria” ai fini VIES. In questo caso, le regole cambiano e spesso entra in gioco il sistema OSS (One Stop Shop) per il versamento dell’IVA nel paese del consumatore.
I rischi della mancata iscrizione al VIES
Passiamo al “dolore”. Come ti accennavo, dal 2020 l’iscrizione non è più un optional. Se un tempo l’Agenzia delle Entrate chiudeva un occhio (considerandolo un errore formale), oggi la giurisprudenza è chiara: niente VIES, niente benefici fiscali.
Sanzioni amministrative e recupero dell’IVA non versata
Se decidi di operare in UE senza aver perfezionato l’iscrizione, ti esponi a un “effetto valanga” finanziario:
- Riqualificazione dell’operazione: L’Agenzia può considerare le tue vendite “esenti” come se fossero state fatte in Italia. Risultato? Ti chiederanno il 22% di IVA (che non hai mai incassato dal cliente) su tutto il fatturato estero degli ultimi anni.
- Sanzioni proporzionali: Oltre all’IVA dovuta, dovrai pagare sanzioni che vanno dal 90% al 180% dell’imposta non versata. Per una fattura da 10.000 €, il rischio reale è di doverne pagare quasi 5.000 tra IVA e multe.
- Sanzioni per omesso Intrastat: Chi opera in UE deve inviare periodicamente gli elenchi Intrastat. Se non sei nel VIES, non puoi inviarli correttamente, incorrendo in sanzioni fisse che vanno da 500 € a 1.000 € per ogni modello omesso.
Nota dell’esperto: Molti software di fatturazione oggi “bloccano” l’emissione di fatture verso l’estero se non rilevano la partita IVA nel database VIES. Questo non è un bug del software, è una protezione per salvarti da queste sanzioni.
Come verificare se una Partita IVA è comunitaria
Non fidarti mai sulla parola, nemmeno del tuo miglior fornitore. Prima di emettere una fattura senza IVA o di registrare un acquisto dall’estero, devi verificare che la controparte sia regolarmente censita.
La verifica avviene tramite il portale ufficiale VIES della Commissione europea, l’unico strumento con valore legale. Il processo è immediato:
- Seleziona lo Stato membro del partner commerciale.
- Inserisci il numero di Partita IVA (senza il prefisso nazionale).
- Clicca su “Verifica”.
Il trucco del mestiere: Ogni volta che effettui una verifica per un nuovo cliente, scarica il PDF della conferma o fai uno screenshot dove sia visibile la data. In caso di controlli futuri, avrai la prova documentale che, al momento dell’operazione, la Partita IVA era valida.
Interpretare gli esiti: cosa fare se la partita IVA risulta “Non Valida”
Ricevere un esito “Non Valido” non significa necessariamente che il tuo cliente sia un truffatore, ma è un segnale di stop immediato. Ecco i motivi più comuni:
- L’attivazione è recente: Le banche dati nazionali possono impiegare da poche ore a qualche giorno per sincronizzarsi con il sistema centrale europeo.
- Errore di digitazione: Sembra banale, ma spesso si confondono lettere e numeri (specialmente per le Partite IVA estere che contengono caratteri alfabetici).
- Mancata autorizzazione: L’azienda esiste, ha una Partita IVA locale, ma non ha mai richiesto l’inclusione nel VIES.
- Cessazione dell’attività: La Partita IVA è stata chiusa o sospesa dall’autorità fiscale.
Cosa fare? Non emettere fatture senza IVA. Chiedi al partner di contattare la propria amministrazione finanziaria per regolarizzare la posizione. Solo quando il VIES darà “semaforo verde” potrai procedere con il regime di non imponibilità.
Come avviene l’inclusione nell’archivio VIES in Italia
In Italia, l’inclusione nell’archivio non è un processo separato, ma una scelta che comunichi all’Agenzia delle Entrate. La buona notizia è che, a differenza di anni fa, oggi l’opzione ha effetto immediato nella maggior parte dei casi.
I modelli AA7/AA9 e i servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate
La procedura cambia a seconda del momento in cui decidi di attivarti:
- In fase di apertura Partita IVA: Se stai avviando l’attività, basta barrare la casella relativa alle “Operazioni Intracomunitarie” nei modelli di inizio attività:
- Modello AA9/12: per imprese individuali e lavoratori autonomi (freelance).
- Modello AA7/10: per società ed enti.
- Per Partite IVA già esistenti: Se hai già un’attività avviata ma devi iniziare a lavorare con l’estero, la comunicazione va fatta esclusivamente per via telematica. Puoi farlo direttamente tramite l’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate (accedendo con SPID, CIE o CNS) o incaricando il tuo commercialista.
Consiglio Strategico: Sebbene la procedura sembri semplice, un errore nella compilazione dei modelli può portare a ritardi o controlli preventivi. Se vuoi una guida tecnica che ti spieghi esattamente dove cliccare nel portale dell’Agenzia, ti suggerisco di leggere il nostro approfondimento su come iscriversi al VIES.
Differenze chiave: VIES, Intrastat e OSS
Spesso, chi cerca informazioni sul VIES finisce per confondersi con altri termini burocratici come Intrastat e OSS. Sebbene siano tutti legati all’IVA europea, hanno scopi completamente diversi. Vediamoli nel dettaglio:
Il VIES è l’Autorizzazione Consideralo come il “permesso di gioco”. Serve a comunicare al fisco che la tua Partita IVA è abilitata a fare operazioni con l’estero. Senza l’iscrizione al VIES, non puoi né emettere né ricevere fatture intracomunitarie senza IVA. È il punto di partenza obbligatorio.
L’Intrastat è la Rendicontazione Mentre il VIES ti autorizza a operare, i modelli Intrastat sono i documenti che devi inviare periodicamente (mensilmente o trimestralmente) per “raccontare” all’Agenzia delle Dogane quali operazioni hai effettivamente compiuto. Non basta essere nel VIES: se compri o vendi oltre certe soglie, devi anche dichiararlo tramite l’Intrastat.
L’OSS (One Stop Shop) è la Semplificazione per il B2C Qui c’è la confusione maggiore. Il VIES serve per i rapporti tra aziende (B2B). L’OSS, invece, serve a chi vende prodotti o servizi digitali a privati cittadini (consumatori finali) in Europa. Se vendi scarpe a un privato in Francia tramite il tuo e-commerce, userai l’OSS per pagare l’IVA francese senza dover aprire una Partita IVA in Francia. Il VIES, in questo specifico caso, non entra in gioco.
Registrazioni IVA all’estero, dichiarazioni, OSS, EPR?
Domande Frequenti
No, l’iscrizione all’archivio VIES è completamente gratuita. Se un consulente o un servizio online ti chiede una tariffa, si riferisce solitamente alla gestione della pratica amministrativa, ma l’Agenzia delle Entrate non applica alcun tributo per l’inclusione.
L’iscrizione non ha una scadenza prefissata. Tuttavia, l’Agenzia delle Entrate può procedere all’esclusione d’ufficio se non effettui operazioni intracomunitarie per quattro trimestri consecutivi. In quel caso, dovrai ripetere la procedura di iscrizione.
No. Il numero resta lo stesso. Semplicemente, quando comunichi la tua Partita IVA a un fornitore europeo, dovrai anteporre il prefisso IT (es. IT12345678901). Senza l’iscrizione al VIES, quel prefisso non verrà riconosciuto dai sistemi di fatturazione esteri.
Certamente. Puoi farlo all’apertura della Partita IVA o dopo dieci anni di attività. L’importante è che la richiesta avvenga prima di effettuare l’operazione intracomunitaria, per evitare sanzioni e problemi con l’applicazione dell’IVA.
Se il tuo cliente UE non risulta nel VIES, non puoi emettere fattura senza IVA. Dovrai trattare l’operazione come una vendita nazionale italiana, applicando l’IVA attualmente in vigore (es. 22%), a meno che il cliente non riesca a dimostrare di aver regolarizzato la sua posizione prima dell’invio della fattura
